ذكر جيمس ميتشل الذي يعمل لدى شركة ريجس في حوار مع هانا هدسون أنه قد يبدو المكتب القادر على جمع بيانات عن أنشطة شاغليه وكأنه شيء من رواية جورج أورويل (ألف وتسعمائة وأربعة وثمانون) "Nineteen Eighty-Four"، ولكنه أقل إقلاقًا بكثير – وأكثر فائدة بكثير – مما تظن
يتساءل جيمس ميتشل، رئيس قسم حلول الأعمال في شركة ريجس: "إن إحدى المزايا العظيمة التي توفرها أماكن العمل المرنة هي المرونة … ولكن كيف يمكنك معرفة حجم المساحة التي تحتاجها حقًا؟" "وهل تعرف كيف يستخدم موظفوك المرافق بالفعل؟ وماذا يحتاجون؟ ألن يكون الأمر رائعًا إذا تمكنت من معرفة ذلك – وتحسين مكان العمل وفقًا له؟
لقد عمل ميتشل لدى شركة ريجس منذ ما يقرب من عقد، ويُدير حاليًا عمليات تصميم الحلول لمجموعة تكنولوجيا المعلومات بالشركة. ويشتمل جزء من هذه المهمة على استكشاف كيفية استخدام البيانات التي تُجمَع من داخل مراكز أعمال ريجس لتحسين تجربة مكان العمل للشركات وموظفيها.
ويُضيف: "إن جمع البيانات جزء أساسي من عملية التصميم، كما يساعدنا على فهم احتياجات عملائنا بشكل واقعي". "لا يتعلق الأمر بحساب عدد أكواب القهوة – بل بالبحث عن اتجاهات وأنماط أوسع، واستخدام المعلومات لتمكين الشركات والموظفين".
التحكم في الحالة الجوية
لدينا مثال واحد بسيط يتمثّل في مراقبة حجم حركة البيانات. يوضح ميتشل ذلك قائلاً: "من خلال قياس حجم استخدام وصلات الإنترنت لدينا، يمكننا التنبؤ بالوقت الذي نحتاج فيه إلى توفير سعة إضافية". "ومن خلال القيام بذلك، يمكننا أن نضمن حصول الجميع على أفضل أداء عندما يحتاجون إليه ليعملوا بشكل فعَّال".
قد تُفيدنا البيانات بطرق أخرى – بأن نجعل أجواء المكتب أكثر توفيرًا للراحة، على سبيل المثال. يقول ميتشل: "ترتبط الكثير من التعليقات التي نحصل عليها من زائري المركز بالمشاكل الخاصة بدرجات الحرارة في القاعات". "ولذلك نطور برنامجًا للنظر في استخدام تقنية الاستشعار البيئي للمساعدة في مراقبة هذا الأمر والإبلاغ عنه."
يشرح ميتشل كيفية عمل نظام مترابط في المستقبل قائلاً: "نظرًا لوجود مستشعرات درجة الحرارة في كل قاعة بحيث تُرسل تقاريرها إلى نظام مركزي، يمكننا استخدام هذه البيانات لتحديد المشكلات وإصلاحها قبل حتى أن يلاحظها أي شخص".
جيمس ميتشل، رئيس قسم حلول الأعمال لدى شركة ريجس
سهولة الاستخدام
كما يمكن استخدام تقنية الاستشعار بطرق أخرى. يُضيف ميتشل: "ومثلما هو الحال في مجال البيع بالتجزئة، يمكننا استخدام تقنيات استشعار الحضور وتتبُّع الحرارة لبناء خرائط عدد الزوار التي من شأنها مساعدتنا في تحسين تصميم المكتب".
أليس هناك شعور بالقلق بسبب وجود مستشعرات في كل مكان؟ "الشيء الأساسي الذي يجب تذكُّره هو أن البيانات المجموعة تظل مجهولة الهوية دائمًا، فهي ليست معلومات شخصية على الإطلاق"، على حد قوله. "لا نريد سوى تحسين فهمنا لطبيعة الأجواء المكتبية، كما أننا لا نجمع سوى ما يُفيد في تحقيق هذا الغرض. يتمثل هدفنا في جعل مركز الأعمال يتمتع بأجواء أفضل تُناسب استخدام الأفراد".
ويُضيف: "فكر في سيارتك". "بفضل نظام تحديد المواقع العالمي GPS، يعرف صانع سيارتك طريقة قيادتك ومكانها وسرعتك وغيرها من المعلومات. لا يعرفون أنك أنت السائق ولا يهتمون بذلك. إنهم يريدون فقط معرفة ما يمكنهم فعله حتى تعمل السيارة بشكل أفضل – لتوفير تجربة قيادة أكثر أمانًا وأكثر راحةً للعملاء.
يحرص ميتشل على التشديد على أهمية احترام خصوصية المستخدمين، لا سيما منذ دخول اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) حيز التنفيذ في مايو 2018. "لقد أصدرنا برنامجًا كبيرًا لضمان امتثال شركة ريجس لقوانين حماية البيانات الجديدة لدى الاتحاد الأوروبي"، وذلك حسب قوله. "كما ندرس أفضل السُبل لتطبيقها على جميع عملياتنا العالمية – وليس فقط في البلدان التي يشملها التشريع. فالخصوصية مهمة لنا جميعًا ونريد أن نقوم بأكثر من مجرد الامتثال للتشريعات المحلية".
مكاتب أفضل
وفي نهاية المطاف، يقول ميتشل، ينتج عن جميع عمليات جمع البيانات هذه أجواء مكتبية ممتازة يمكنك العمل فيها كما تحب. ويُضيف: "نريد أن نفهم كيفية استخدام الناس لمراكزنا، حتى نتمكن من منحهم أكثر مما يريدونه وأقل مما لا يحتاجونه". "عندما نُصمم مراكز جديدة، يمكننا تعديل تخطيطنا لها بحيث تعكس ما يريده الناس حقًا – ربما يتمثّل ذلك في تقليل عدد المكاتب وتوسيع مناطق الصالونات.
"يمكننا تحسين مراكز الأعمال الحالية أيضًا. فبالإضافة إلى مراقبة درجة الحرارة، يمكننا مراقبة مستويات الضوضاء وسطوع الأضواء – وتطبيق ما نستنتجه من ذلك عمليًا. وسواءً تعاملنا مع الأمر من خلال وضع عوازل صوتية أو تشغيل ضوضاء بيضاء أو زيادة الإضاءة في مناطق معينة، فسنتمكن من التجاوب بشكل أفضل مع احتياجات العملاء."
قد تُستخدم البيانات في المستقبل حتى لإنشاء مكان عمل مُخصص بالكامل لكل شخص على حدة. ويُضيف ميتشل: "تخيل أنك تذهب لأداء عملك في مكان مُخصص تمامًا كما تريد، حيث تُضبط القاعة على درجة الحرارة المُناسبة لك وكذلك الإضاءة ويتم إعداد الشبكة لتُناسب متطلباتك وأن تُجهَّز أدوات التعاون الخاصة بك للعمل. يمكننا كذلك تحضير فنجان قهوتك المفضل."
ويضيف: "إنها قوة البيانات في العالم الواقعي". "حينما نتعامل معها بشكل صحيح ومسؤول، يمكنها مساعدتنا لإيجاد أساليب أفضل للحياة."
هانا هدسون مُحررة مجلة ريجس
